Editando uma Atividade

A atividade pode ser editada a qualquer momento, entretanto existem algumas condições e níveis de acesso para isto.
Para garantir a integridade da edição, cada informação editada necessita que seja explícitamente solicitada.
Por exemplo para editar as categorias de uma atividade basta entrar na atividade e selecionar o ícone de edição ao lado do campo desejado.


Neste caso das categorias, uma edição aparecerá para os três campos, aqui representados pelos títulos de Área, Módulo e Item (configurável no formulário).

Selecione as novas informações desejadas e clique no botão salvar. Se não deseja editar esta informação basta clicar em qualquer outro link da tela, nenhuma informação será alterada.

Auditoria

Quando qualquer informação é alterada, um histórico é adicionado informando quem alterou e qual o valor anterior, garantindo integridade ao processo.

Níveis de acesso

Na tabela abaixo é possível identificar qual campo, qual situação da atividade e quem pode realizar uma modificação.
Campo Estágio da Atividade
Rascunho
Não Aprovada
Aprovada
e Não Confirmado
Não Confirmada
Confirmada
Finalizada
Cancelada
Quando exige aprovação
Título Criador
Solicitante
Coordenador
Criador
Solicitante
Coordenador
Criador
Solicitante
Responsável
Coordenador
Criador
Solicitante
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Não Editável
Detalhes Criador *
Solicitante *
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Responsável
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Responsável
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Não Editável
Cliente 1 Criador *
Solicitante *
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Responsável
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Responsável
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Não Editável
Critérios de aceitação Criador *
Solicitante *
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Responsável
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Responsável
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Não Editável
Projeto Autorizado Autorizado Autorizado Autorizado Autorizado Autorizado Não Editável
Responsável Criador *
Solicitante *
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Coordenador
Colaborador ***
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Colaborador ***
Coordenador Não Editável Não Editável
Próximos Passos Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Não Editável Não Editável
Andamento (PC) Não Editável Não Editável Não Editável Não Editável Responsável
Coordenador
Não Editável Não Editável
Horas e Datas
Planejadas
Criador*
Solicitante*
Coordenador
Criador*
Solicitante*
Coordenador
Colaborador**
Coordenador
Colaborador**
Coordenador
Colaborador**
Coordenador
Não Editável Não Editável
Horas e Datas
Planejadas
(qdo em projeto)
Idem Idem Colaborador**
Coordenador**
Autorizado
Colaborador**
Coordenador**
Autorizado
Colaborador**
Coordenador**
Autorizado
Não Editável Não Editável
Solicitante 2 Criador *
Solicitante *
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Responsável
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Responsável
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Responsável
Coordenador
Não Editável Não Editável
Tipo da Atividade Criador *
Solicitante *
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Não Editável
 Severidade Criador *
Solicitante *
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Não Editável
Categorias Criador *
Solicitante *
Coordenador
Criador *
Solicitante *
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Responsável
Coordenador
Não Editável
Finalização NA NA NA NA NA Responsável*
Coordenador*
NA
Histórico Sem restrição
Mensagens Sem restrição NA
Registro de Trabalho NA NA NA NA Responsável
Gestor****
Responsável
Gestor****
NA


Função
Estágio da Atividade
Rascunho
Não Aprovada
Aprovada
e Não Confirmado
Não Confirmada
Confirmada
Finalizada
Cancelada
Qdo exige aprovação
Iniciar
NA
NA
NA
NA
Responsável
NA
NA
Pausar
NA
NA
NA
NA
Responsável
NA
NA
Finalizar
NA
NA
NA
NA
Responsável
Coordenador
NA
NA
Cancelar
Criador
Solicitante
Responsável
Coordenador
Criador
Solicitante
Responsável
Coordenador
Criador
Solicitante
Responsável
Coordenador
Criador
Solicitante
Responsável
Coordenador
Criador
Solicitante
Responsável
Coordenador
NA
NA
Reabrir
Criador
Solicitante
Responsável
Coordenador
NA
NA
NA
NA
Criador
Solicitante
Responsável
Coordenador
Criador
Solicitante
Responsável
Coordenador

Legendas:

* Depende do Formulário - Segue a condição que está especificado no formulário da atividade
** Apenas inclusão - Indica que se a informação está vazia, é permitido incluir, caso já exista, sua edição é bloqueada.
*** Tornar-se responsável - A pessoa com nível de colaborador pode designar a atividade para si mesmo.
**** Em nome do responsável - Um Getor pode incluir horas nas atividades mas sempre em nome do responsável.

1 - Cliente visível somente para colaboradores internos. Outros clientes não vêem lista de clientes.
2 - Quando o solicitante for um usuário de um cliente, somente será exibido solicitantes deste cliente.

NA - Não se aplica
Criador - É o colaborador que criou a atividade (registrado na auditoria). Independe de seu nível de acesso.
Solicitante - É o colaborador que está registrado na atividade como a parte interessada na execução da atividade, geralmente o criador e solicitante são a mesma pessoa. Independe seu nível de acesso.
Responsável - É quem está designado para executar a atividade. Deve ser uma pessoa com nível de acesso Colaborador ou acima.
Aprovador - É uma pessoa que está listada como aprovador no formulário usado pela atividade. É opcional o formulário ter um fluxo de aprovação. É necessário ter o nível de acesso de Coordenador para ser um aprovador.
Coordenador - Qualquer pessoa com este nível de acesso ou acima.
Gestor - Qualquer pessoa com este nível de acesso ou acima.
Autorizado - É o colaborador que está inserido dentro dos autorizados do projeto, caso a atividade esteja vinculada a um. Deve ser uma pessoa com nível de acesso Colaborador ou acima.

FAQ:

P. Por que  alguns campos podem ser editados mesmo com a atividade finalizada?
R. A correta categorização da atividade permite gerar relatórios gerenciais de qualidade. Por exemplo pode-se ter um colaborador que tenha a função de analisar as atividades finalizadas e garantir a qualidade de suas informações.

P. Por que não se pode alterar as horas e datas planejadas com a atividade finalizada?
R. Estas informações, apesar de poderem influenciar relatórios gerenciais no caso de informação errada, ela poderia ter sido corrigida ao longo da execução da atividade (com possíveis alertas sendo emitidos). A alteração com a atividade finalizada tem impacto muito negativo quanto ao desempenho do colaborador. Se for necessário o ajuste, a atividade terá que ser reaberta (sendo então o solicitante notificado).

P. Por que mesmo tendo permissão de edição, alguns campos não são visíveis?
R. Isto depende do formulário e como foi configurado. Por exemplo nem todo formulário pode ter configurado as categorias ou severidade. Isto dependerá de cada gestor.

P - Por que algumas atividades eu consigo editar o solicitante das atividades que criei e outras não?
R - Se o formulário não permitir a escolha do solicitante, somente o responsável ou um Coordenador podem alterar. Para confirmar que o formulário tem esta condição, inicie a criação de uma atividade e veja que não aparece a opção para trocar o solicitante.
Se for realmente necessário trocar, faça esta solicitação através das Mensagens da atividade.

P. Por que mesmo com a atividade finalizada é permitido lançar horas consumidas?
R. Alguns fatores exigem que seja permitido isto, por exemplo um apontamento no passado feito de forma manual foi reprovado pelo Gestor, após a atividade ter sido finalizada. Neste caso é impressindível que seja permitido sua modificação. Lembrando que qualquer modificação em apontamentos é obrigatório uma aprovação do Gestor.

Referências:
Níveis de Acesso