TradingWorks - Como utilizar a solução

Dicas: Controlando as filas de atividades

Para você que tem o papel de gerenciar alguns colaboradores, seguem algumas dicas de como realizar isto com as ferramentas da TradingWorks.

Mantenha a fila dos colaboradores pequena

Adie o máximo possível em colocar um responsável na atividade, procurando deixar os colaboradores com um volume suficiente apenas para o período (por exemplo uma semana). O restante das atividades ficam na Fila sem responsável. Assim fica fácil alocar e prever entregas, em especial de atividades críticas.
Deixe também que seu time tenha a liberdade de tomar atividades para si. Isto evita uma sobrecarga ao coordenador e dá um senso de responsabilidade. Apenas garanta que as atividades críticas estão sendo atendidas.

Evite atividades grandes

Atividade grande dá margem a quem solicita que está faltando algo para concluir e ao colaborador responsável em descrever claramente qual situação a atividade se encontra.
Exemplo ruim:

Pintar todas as salas do segundo andar

Exemplo bom (uma atividade para cada sala):

Pintar a sala 201
Pintar a sala 202
Pintar a sala 203

Exemplo ótimo (uma atividade macro e as atividades associadas a ela, facilitando o acompanhamento):

Pinturas das salas do segundo andar

Sala 201
Sala 202
Sala 203

Acompanhe o Diário de bordo

O diário de bordo dá indicações sobre quais atividades seu time está trabalhando. O acompanhamento regular dele permite identificar discrepância de perfil do profissional e da atividade que está realizando. Por exemplo um analista de TI mais experiente está executando atividades mais simples.

Se o problema for do solicitante em abrir atividades que não condizem com seu time, se inclua como aprovador das atividades para que cheguem à você primeiro. Se a atividade for incoerente, reprove-a. Assim cria-se uma cultura de que o solicitante também é co-reponsável pelas demandas.

Acompanhe a eficiência do time

Lembra-se quando estava no colégio e durante o trabalho escolar apenas 2 faziam, enquanto os outros 3 recebiam os louros. Garantindo que a eficiência está equilibrada, evita-se este tipo de desequilíbrio dentro do time.

Outro ponto importante é que não existe eficiência de 100%. Informe seus colaboradores que pausas (para um café por exemplo) devem também ser pausados suas atividades. Assim os históricos de gastos e consumos são mais realistas.

Nossa experiência mostra que uma eficiência por volta de 80% está boa, mas este número varia em função de tipos das atividades que são realizadas.

Como priorizar suas atividades de forma simples e automática?

Muito tem se discutido sobre priorização de atividades, pois cada nível hierárquico possui uma prioridade e a questão mais importante é alinhar as diversas necessidades/visões com a realidade, e claro, sem afetar o desempenho e produtividade da equipe.

A Tradingworks desenvolveu uma forma simples e rápida onde através de pesos para os tipos de atividades, severidade e categorização será calculado um índice prioridade e o sistema ordenará as atividades na fila do colaborador de acordo com o índice.

São apenas 4 passos, veja:

1. Acesse as configurações do formulário que está em CONFIGURAÇÕES >> FORMULÁRIOS DE ATIVIDADES e escolha um formulário.

2. Defina um peso para o formulário da atividade.

3. Estude quais tipos de atividades, severidades e categorizações você possui e atribua um peso maior ou menor para cada campo. Exemplo: o campo severidade Crítica será peso 1000, Alta peso 100 e Normal peso 1.

4. Pronto, criando uma nova atividade o sistema irá calcular o índice e ordenará de acordo com a prioridade.

Veja um exemplo prático.

Imagine a categorização abaixo.

Tipos de Atividade

Nova demanda (peso 10)
Alteração (peso 2)
Melhorias (peso 5)
Correção/Incidentes (peso 100)

Análise: para este tipo de atividade vou priorizar as correções em primeiro lugar, novas demandas em segundo e assim sucessivamente.

Severidade

Crítica (peso 1.000)
Alta (peso 100)
Normal (peso 1)

Análise: para a severidade vamos priorizar as atividades Críticas, Alta e Normal nesta ordem.

Exemplo e simulação
Simulando uma situação que acontece todos os dias em nossas empresas, atividades mais recentes possuem um nível maior de prioridade das demais que foram solicitadas alguns dias, as atividades abaixo foram listadas conforme ordem de chegada.

Solicitado em	Título	Tipo	Severidade
01/fev	Enviar relatório do projeto ao gestor	Nova demanda	Normal
03/fev	Desenvolver comunicação do projeto	Nova demanda	Normal
04/fev	Entender porque o projeto está atrasado	Correção/Incidentes	Alta
10/fev	Correção de bug no desenvolvimento	Correção/Incidentes	Crítica
12/fev	Publicar nova versão do software em produção	Nova demanda	Alta

As atividade abaixo agora foram priorizadas conforme o índice de prioridade, veja que a ordem de execução é totalmente diferente e as atividades foram priorizadas sem a necessidade de ação de um coordenador ou gestor.

Solicitado em	Título	Tipo	Severidade
10/fev	Correção de bug no desenvolvimento	Correção/Incidentes	Crítica
04/fev	Entender porque o projeto está atrasado	Correção/Incidentes	Alta
12/fev	Publicar nova versão do software em produção	Nova demanda	Alta
01/fev	Enviar relatório do projeto ao gestor	Nova demanda	Normal
03/fev	Desenvolver comunicação do projeto	Nova demanda	Normal

Simples, não?

Visualizando uma atividade

Uma atividade pode ser visualizada seja para acompanhar, editar (veja detalhes aqui) ou executar.
Entretanto existem regras de segurança que são seguidas, garantindo que seus dados sejam preservados de quem não deveria ter acesso.

Uma pessoa pode visualizar uma atividade através das seguintes condições:

É o criador - Foi quem criou a atividade pela primeira vez. Esta informação não pode ser alterada.
É o solicitante - Geralmente é o mesmo quem criou a atividade mas depende da configuração do formulário. Esta informação pode ser trocada a qualquer momento (veja detalhes aqui).
É o responsável - Está designado para ser a pessoa que irá executar a atividade. Esta informação pode ser trocada a qualquer momento (veja detalhes aqui).
É um recurso - A atividade não possui um responsável designado mas o colaborador é um dos prováveis recursos descritos no formulário da atividade.
É o dono do formulário - O responsável pelo formulário possui acesso à todas suas atividades.
É um aprovador - Se o formulário necessitar de um aprovador, estas pessoas tem acesso às atividades.
É um Coordenador ou acima - Possui uma licença de acesso de Coordenador ou acima e está dentro do time de recursos do formulário, isto é, seus coordenados são um dos prováveis recursos que executarão a atividade, independente se a atividade já possua responsável designado.
É gestor do departamento para os recursos - É responsável pelo departamento cujos recursos fazem parte do formulário.
É gestor do departamento para os solicitantes - É responsável pelo departamento cujo colaborador é o solicitante da atividade.
É um Executivo - O nível executivo possui acesso irrestrito às atividades.

Controle de Ponto versus Tempo em Atividade (timesheet)

No sistema da TradingWorks você pode contabilizar dois cálculos distintos sobre o consumo do tempo e a relação entre eles nos dá uma métrica importante que é a eficiência do colaborador.

Ponto

É o mesmo que o relógio ou livro de ponto. É o tempo que o colaborador esteve disponível para trabalhar na empresa.

Entrou as 08:00h;
Saiu para almoço as 12:00h e retornou as 13:00h;
Deixou o trabalho às 18:00h.

Neste exemplo temos:

Tempo total no dia: 10 horas
Tempo total disponível ao trabalho: 9 horas
Tempo total de pausas: 1 hora

Dizemos que teve 9 horas "disponíveis ao trabalho" pois é na análise da execução das atividades onde realmente vamos verificar em que se trabalhou.

Tempo em atividade (timesheet)

Uma atividade só pode ser executada dentro das "horas disponíveis ao trabalho". Mesmo para colaboradores que trabalhem com atividades de longa duração, é comum executar atividades diferentes ao longo do dia. Com a TradingWorks isto não só é possível como também não se perde a informação primordial que é o quanto se trabalhou em cada uma delas.
Vamos tomar a figura abaixo como sendo os horários e atividades que nosso colaborador trabalhou.

Então temos:
Atividade 1 - 5:30h
Atividade 2 - 1:00h
Atividade 3 - 0:30h
Total Trabalhado - 7:00h

O que podemos ver é que as horas que estão faltando (9 horas marcadas no ponto menos 7 horas em atividades) são na realidade as zonas em cinza.
Estas áreas podem ser atividades não mapeadas em que realmente o colaborador trabalhou efetivamente para a empresa, de qualquer forma não estavam designadas para serem executadas. veja mais detalhes sobre este tipo de problema neste post (link).
Neste caso o colaborador teve somente 78% de eficiência sobre seu trabalho.

FAQ

P. Se neste exemplo o colaborador usasse uma das atividades para lançar as horas em cinza, ele teria 100% de eficiência. Como evitar isto?
R. Sempre que possível as atividades devem possuir horas planejadas justamente para evitar que uma atividade sirva de "repositório de tempo". Para evitar uma sobrecarga de formalidade, atividades comuns como por exemplo Reembolso de Despesas, não necessitam de horas planejadas pois a natureza da operação é conhecida e divergências nos tempos são facilmente identificadas.

P. Alguns de nossos colaboradores trabalham com atividades emergenciais. Como garantir que dentro da área cinza tenhamos a atividade registrada?
R. A TradingWorks trabalha prioritariamente as marcações de forma automática, entretanto sabemos que situações podem surgir e não há tempo para seguir o fluxo normal. Neste caso sugerimos que após o atendimento da emergência, o colaborador abra a atividade (posterior ao evento), registre os detalhes e adicione os tempos de forma manual (veja exemplo aqui). Importante lembrar que o "tempo consumido" neste processo administrativo faz parte da atividade em si, registrando o histórico, o que foi feito etc.

Formulário para Reembolso de Despesas

Objetivo

Criar um formulário para receber solicitações de pagamentos de reembolso aos colaboradores.

Benefícios esperados

Garantia que os colaboradores recebam corretamente seus gastos.
Registro e centralização dos recibos.
Identificar e valorizar os profissionais que executam atividades simples e corriqueiras.

Criando o formulário

1 - Vá em Configurações / Formulário de Atividades.

2 - Inicie a criação de um novo formulário.

3 - Inclua um nome sugestivo, que já seja praticado pela sua empresa.

4 - Selecione um grupo que o formulário irá pertencer.
O grupo de formulário tem apenas fins visuais. Em nosso exemplo escolhemos o grupo Financeiro já previamente ligado.

5 - Salve o formulário
Ainda não ative o formulário pois ele ainda não está completo.

6 - Selecione a opção Assunto e Detalhes.

7 - Em Visibilidade do Campo Detalhes deixar marcado como figura abaixo.

Desta forma o campo de detalhes ficará visível e obrigatório durante a criação de uma nova atividade.

8 - Em Template do detalhe coloque as informações adicionais que possam ser necessárias para sua empresa, por exemplo se é referente a um projeto específico ou centro de custo. Veja um exemplo na figura abaixo.

9 - Salve o Assunto e Detalhes.

10 - Selecione a opção Parâmetros Gerais e configure os itens como abaixo:

Anexos - Anexo é obrigatório.

Nota para a atividade - Avaliação obrigatória.

Deixar outras configurações como estão.

11 - Salve os Parâmetros Gerais.

12 - Selecione a opção Recursos.

13 - Inclua o time ou times que possuem as pessoas que executarão a atividade.

14 - Marque como ativo o formulário e salve. Pronto, o formulário está disponível para todos da empresa.

Como ficou

Vamos então ver como um solicitante verá este formulário.

1 - Solicite a criação de uma nova atividade, escolha o grupo desejado, em nosso exemplo é o Financeiro e selecione o formulário de Reembolso.

2 - Confirme os campos que devam aparecer ao solicitante. Veja que o texto modelo aparece nos detalhes da atividade, facilitando algum processo que a empresa possua ou que necessite de mais detalhes para quem está emitindo uma cobrança de reembolso.

3 - Vá para a Próxima Etapa e insira os anexos solicitados.

4 - Confirme a criação da atividade clicando no botão Enviar Atividade.

E agora?

Bem, agora a atividade está em uma fila de trabalho onde as pessoas do time do Financeiro (ou os recursos que foram escolhidos durante a criação do formulário) poderão visualizar e se tornar um responsável pela atividade.

Também é possível que um coordenador vá direcionando as atividades para recursos específicos a fim de garantir que todos possuam a mesma carga de atividades.

De uma forma ou de outra, tudo está bem registrado e comunicado.

Pontos formais de notificação e comunicação

E-mail ao solicitante quando um responsável for designado para executar sua atividade.
E-mail ao solicitante quando o responsável confirmar que está ciente da atividade.
Mensagem pontual (via sistema) sobre alguma dúvida ou pendência tanto pelo solicitante quanto pelo responsável.
E-mail ao solicitante quando a atividade for finalizada, incluindo link para avaliar a execução.

FAQ

P. Posso tornar obrigatório as horas e datas planejadas?

R. Uma atividade normal como o caso de um reembolso de despesas, acaba sendo desnecessário tanta formalidade. Este tipo de atividade tende a ter um consumo padrão e os desvios sendo muito específicos, portanto aumentar a burocracia em um processo padrão não se justificaria.

P. Como vinculo este formulário com a despesa de um projeto?

R. Uma sugestão seria que o responsável pela atividade (neste caso alguém do financeiro) adicione a atividade ao projeto (veja detalhes aqui) e além de efetuar o pagamento das despesas ao solicitante, ele lance a despesa no projeto. Com isto temos garantia que as despesas foram computadas ao projeto e que também as horas trabalhadas do time financeiro ao pagamento desta despesa seja incluído ao custo do projeto (não mais um percentual fixo conhecido como overhead).

Editando uma Atividade

A atividade pode ser editada a qualquer momento, entretanto existem algumas condições e níveis de acesso para isto.
Para garantir a integridade da edição, cada informação editada necessita que seja explícitamente solicitada.
Por exemplo para editar as categorias de uma atividade basta entrar na atividade e selecionar o ícone de edição ao lado do campo desejado.

Neste caso das categorias, uma edição aparecerá para os três campos, aqui representados pelos títulos de Área, Módulo e Item (configurável no formulário).

Selecione as novas informações desejadas e clique no botão salvar. Se não deseja editar esta informação basta clicar em qualquer outro link da tela, nenhuma informação será alterada.

Auditoria

Quando qualquer informação é alterada, um histórico é adicionado informando quem alterou e qual o valor anterior, garantindo integridade ao processo.

Níveis de acesso

Na tabela abaixo é possível identificar qual campo, qual situação da atividade e quem pode realizar uma modificação.

Campo	Estágio da Atividade
	Rascunho	Não Aprovada	Aprovada e Não Confirmado	Não Confirmada	Confirmada	Finalizada	Cancelada
	Rascunho	Quando exige aprovação		Não Confirmada	Confirmada	Finalizada	Cancelada
Título	Criador Solicitante Coordenador	Criador Solicitante Coordenador	Criador Solicitante Responsável Coordenador	Criador Solicitante Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Não Editável
Detalhes	Criador * Solicitante * Coordenador	Criador * Solicitante * Coordenador	Criador * Solicitante * Responsável Coordenador	Criador * Solicitante * Responsável Coordenador	Criador * Solicitante * Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Não Editável
Cliente 1	Criador * Solicitante * Coordenador	Criador * Solicitante * Coordenador	Criador * Solicitante * Responsável Coordenador	Criador * Solicitante * Responsável Coordenador	Criador * Solicitante * Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Não Editável
Critérios de aceitação	Criador * Solicitante * Coordenador	Criador * Solicitante * Coordenador	Criador * Solicitante * Responsável Coordenador	Criador * Solicitante * Responsável Coordenador	Criador * Solicitante * Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Não Editável
Projeto	Autorizado	Autorizado	Autorizado	Autorizado	Autorizado	Autorizado	Não Editável
Responsável	Criador * Solicitante * Coordenador	Criador * Solicitante * Coordenador	Colaborador *** Coordenador	Criador * Solicitante * Colaborador ***	Coordenador	Não Editável	Não Editável
Próximos Passos	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Não Editável	Não Editável
Andamento (PC)	Não Editável	Não Editável	Não Editável	Não Editável	Responsável Coordenador	Não Editável	Não Editável
Horas e Datas Planejadas	Criador* Solicitante* Coordenador	Criador* Solicitante* Coordenador	Colaborador** Coordenador	Colaborador** Coordenador	Colaborador** Coordenador	Não Editável	Não Editável
Horas e Datas Planejadas (qdo em projeto)	Idem	Idem	Colaborador Coordenador Autorizado	Colaborador Coordenador Autorizado	Colaborador Coordenador Autorizado	Não Editável	Não Editável
Solicitante 2	Criador * Solicitante * Coordenador	Criador * Solicitante * Coordenador	Criador * Solicitante * Responsável Coordenador	Criador * Solicitante * Responsável Coordenador	Criador * Solicitante * Responsável Coordenador	Não Editável	Não Editável
Tipo da Atividade	Criador * Solicitante * Coordenador	Criador * Solicitante * Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Não Editável
Severidade	Criador * Solicitante * Coordenador	Criador * Solicitante * Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Não Editável
Categorias	Criador * Solicitante * Coordenador	Criador * Solicitante * Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Responsável Coordenador	Não Editável
Finalização	NA	NA	NA	NA	NA	Responsável* Coordenador*	NA
Histórico	Sem restrição
Mensagens	Sem restrição						NA
Registro de Trabalho	NA	NA	NA	NA	Responsável Gestor****	Responsável Gestor****	NA

Função	Estágio da Atividade
	Rascunho	Não Aprovada	Aprovada e Não Confirmado	Não Confirmada	Confirmada	Finalizada	Cancelada
	Rascunho	Qdo exige aprovação		Não Confirmada	Confirmada	Finalizada	Cancelada
Iniciar	NA	NA	NA	NA	Responsável	NA	NA
Pausar	NA	NA	NA	NA	Responsável	NA	NA
Finalizar	NA	NA	NA	NA	Responsável Coordenador	NA	NA
Cancelar	Criador Solicitante Responsável Coordenador	Criador Solicitante Responsável Coordenador	Criador Solicitante Responsável Coordenador	Criador Solicitante Responsável Coordenador	Criador Solicitante Responsável Coordenador	NA	NA
Reabrir	Criador Solicitante Responsável Coordenador	NA	NA	NA	NA	Criador Solicitante Responsável Coordenador	Criador Solicitante Responsável Coordenador

Legendas:

* Depende do Formulário - Segue a condição que está especificado no formulário da atividade
** Apenas inclusão - Indica que se a informação está vazia, é permitido incluir, caso já exista, sua edição é bloqueada.
*** Tornar-se responsável - A pessoa com nível de colaborador pode designar a atividade para si mesmo.
**** Em nome do responsável - Um Getor pode incluir horas nas atividades mas sempre em nome do responsável.

1 - Cliente visível somente para colaboradores internos. Outros clientes não vêem lista de clientes.
2 - Quando o solicitante for um usuário de um cliente, somente será exibido solicitantes deste cliente.

NA - Não se aplica
Criador - É o colaborador que criou a atividade (registrado na auditoria). Independe de seu nível de acesso.
Solicitante - É o colaborador que está registrado na atividade como a parte interessada na execução da atividade, geralmente o criador e solicitante são a mesma pessoa. Independe seu nível de acesso.
Responsável - É quem está designado para executar a atividade. Deve ser uma pessoa com nível de acesso Colaborador ou acima.
Aprovador - É uma pessoa que está listada como aprovador no formulário usado pela atividade. É opcional o formulário ter um fluxo de aprovação. É necessário ter o nível de acesso de Coordenador para ser um aprovador.
Coordenador - Qualquer pessoa com este nível de acesso ou acima.
Gestor - Qualquer pessoa com este nível de acesso ou acima.
Autorizado - É o colaborador que está inserido dentro dos autorizados do projeto, caso a atividade esteja vinculada a um. Deve ser uma pessoa com nível de acesso Colaborador ou acima.

FAQ:

P. Por que alguns campos podem ser editados mesmo com a atividade finalizada?
R. A correta categorização da atividade permite gerar relatórios gerenciais de qualidade. Por exemplo pode-se ter um colaborador que tenha a função de analisar as atividades finalizadas e garantir a qualidade de suas informações.

P. Por que não se pode alterar as horas e datas planejadas com a atividade finalizada?
R. Estas informações, apesar de poderem influenciar relatórios gerenciais no caso de informação errada, ela poderia ter sido corrigida ao longo da execução da atividade (com possíveis alertas sendo emitidos). A alteração com a atividade finalizada tem impacto muito negativo quanto ao desempenho do colaborador. Se for necessário o ajuste, a atividade terá que ser reaberta (sendo então o solicitante notificado).

P. Por que mesmo tendo permissão de edição, alguns campos não são visíveis?
R. Isto depende do formulário e como foi configurado. Por exemplo nem todo formulário pode ter configurado as categorias ou severidade. Isto dependerá de cada gestor.

P - Por que algumas atividades eu consigo editar o solicitante das atividades que criei e outras não?
R - Se o formulário não permitir a escolha do solicitante, somente o responsável ou um Coordenador podem alterar. Para confirmar que o formulário tem esta condição, inicie a criação de uma atividade e veja que não aparece a opção para trocar o solicitante.
Se for realmente necessário trocar, faça esta solicitação através das Mensagens da atividade.

P. Por que mesmo com a atividade finalizada é permitido lançar horas consumidas?
R. Alguns fatores exigem que seja permitido isto, por exemplo um apontamento no passado feito de forma manual foi reprovado pelo Gestor, após a atividade ter sido finalizada. Neste caso é impressindível que seja permitido sua modificação. Lembrando que qualquer modificação em apontamentos é obrigatório uma aprovação do Gestor.

Referências:
Níveis de Acesso

Autorizados em Projetos

Cada projeto dentro da TradingWorks necessita ter um responsável ou o gerente do projeto, entretanto algumas vezes é necessário delegar certas funções e controles para outras pessoas.
Para isto é necessário incluir as pessoas como um Autorizado do projeto.
Existem as opções Gerentes do Projeto e Colaboração listadas abaixo:

Gerentes do Projeto

São colabores que possuem as mesmas permissões do responsável, tais como:

Iniciar, pausar, finalizar ou cancelar um projeto.
Incluir orçamento de despesas.
Incluir/remover atividades do projeto.

É necessário que o colaborador tenha o tipo da licença como Gestor.

Colaboração

São colaboradores que possuem apenas permissões para incluir ou remover atividades do projeto.
Caso seu tipo de licença seja Colaborador, será permitido modificar atividades onde ele seja o responsável pela execução. Caso seja o tipo de licença Coordenador ou acima, é permitido modificar qualquer atividade no projeto.