Formulário para Reembolso de Despesas

Objetivo

Criar um formulário para receber solicitações de pagamentos de reembolso aos colaboradores.

Benefícios esperados

• Garantia que os colaboradores recebam corretamente seus gastos.
• Registro e centralização dos recibos.
• Identificar e valorizar os profissionais que executam atividades simples e corriqueiras.

Criando o formulário

1 - Vá em Configurações / Formulário de Atividades.

2 - Inicie a criação de um novo formulário.

3 - Inclua um nome sugestivo, que já seja praticado pela sua empresa.

4 - Selecione um grupo que o formulário irá pertencer.
O grupo de formulário tem apenas fins visuais. Em nosso exemplo escolhemos o grupo Financeiro já previamente ligado.

5 - Salve o formulário
Ainda não ative o formulário pois ele ainda não está completo.

6 - Selecione a opção Assunto e Detalhes.

7 - Em Visibilidade do Campo Detalhes deixar marcado como figura abaixo.

Desta forma o campo de detalhes ficará visível e obrigatório durante a criação de uma nova atividade.

8 - Em Template do detalhe coloque as informações adicionais que possam ser necessárias para sua empresa, por exemplo se é referente a um projeto específico ou centro de custo. Veja um exemplo na figura abaixo.

9 - Salve o Assunto e Detalhes.

10 - Selecione a opção Parâmetros Gerais e configure os itens como abaixo:

Anexos - Anexo é obrigatório.

Nota para a atividade - Avaliação obrigatória.

Deixar outras configurações como estão.

11 - Salve os Parâmetros Gerais.

12 - Selecione a opção Recursos.

13 - Inclua o time ou times que possuem as pessoas que executarão a atividade.

14 - Marque como ativo o formulário e salve. Pronto, o formulário está disponível para todos da empresa.

Como ficou

Vamos então ver como um solicitante verá este formulário.

1 - Solicite a criação de uma nova atividade, escolha o grupo desejado, em nosso exemplo é o Financeiro e selecione o formulário de Reembolso.

2 - Confirme os campos que devam aparecer ao solicitante. Veja que o texto modelo aparece nos detalhes da atividade, facilitando algum processo que a empresa possua ou que necessite de mais detalhes para quem está emitindo uma cobrança de reembolso.

3 - Vá para a Próxima Etapa e insira os anexos solicitados.

4 - Confirme a criação da atividade clicando no botão Enviar Atividade.

E agora?

Bem, agora a atividade está em uma fila de trabalho onde as pessoas do time do Financeiro (ou os recursos que foram escolhidos durante a criação do formulário) poderão visualizar e se tornar um responsável pela atividade.

Também é possível que um coordenador vá direcionando as atividades para recursos específicos a fim de garantir que todos possuam a mesma carga de atividades.

De uma forma ou de outra, tudo está bem registrado e comunicado.

Pontos formais de notificação e comunicação

• E-mail ao solicitante quando um responsável for designado para executar sua atividade.
• E-mail ao solicitante quando o responsável confirmar que está ciente da atividade.
• Mensagem pontual (via sistema) sobre alguma dúvida ou pendência tanto pelo solicitante quanto pelo responsável.
• E-mail ao solicitante quando a atividade for finalizada, incluindo link para avaliar a execução.

FAQ

P. Posso tornar obrigatório as horas e datas planejadas?

R. Uma atividade normal como o caso de um reembolso de despesas, acaba sendo desnecessário tanta formalidade. Este tipo de atividade tende a ter um consumo padrão e os desvios sendo muito específicos, portanto aumentar a burocracia em um processo padrão não se justificaria.

P. Como vinculo este formulário com a despesa de um projeto?

R. Uma sugestão seria que o responsável pela atividade (neste caso alguém do financeiro) adicione a atividade ao projeto (veja detalhes aqui) e além de efetuar o pagamento das despesas ao solicitante, ele lance a despesa no projeto. Com isto temos garantia que as despesas foram computadas ao projeto e que também as horas trabalhadas do time financeiro ao pagamento desta despesa seja incluído ao custo do projeto (não mais um percentual fixo conhecido como overhead).

Autorizados em Projetos

Cada projeto dentro da TradingWorks necessita ter um responsável ou o gerente do projeto, entretanto algumas vezes é necessário delegar certas funções e controles para outras pessoas.
Para isto é necessário incluir as pessoas como um Autorizado do projeto.
Existem as opções Gerentes do Projeto e Colaboração listadas abaixo:

Gerentes do Projeto

São colabores que possuem as mesmas permissões do responsável, tais como:

• Iniciar, pausar, finalizar ou cancelar um projeto.
• Incluir orçamento de despesas.
• Incluir/remover atividades do projeto.

É necessário que o colaborador tenha o tipo da licença como Gestor.

Colaboração

São colaboradores que possuem apenas permissões para incluir ou remover atividades do projeto.
Caso seu tipo de licença seja Colaborador, será permitido modificar atividades onde ele seja o responsável pela execução. Caso seja o tipo de licença Coordenador ou acima, é permitido modificar qualquer atividade no projeto.

Incluindo um autorizado

1 - Acesse o projeto desejado

2 - Clique na editação de Autorizados, lembre-se de que é necessário ser o responsável pelo projeto para incluir autorizados.

3 - Adicione as pessoas desejadas na área de Gerentes do Projeto ou Colaboração.
Exemplo abaixo de inclusão na área de Colaboração.

Referências:
Tópicos sobre projetos
Níveis de Acesso

Gatilhos em Projetos

As vezes é necessário estipular limites de execução de projetos, seja for força de contrato ou de restrição orçamentária.
O projeto pode ser configurado com limite de horas consumidas e/ou uma data de validade.
Após o limite ser atingido, os colaboradores não poderão mais executar as atividades até que o gerente do projeto altere os limites.
Com isto garantimos que as restrições sejam seguidas mesmo em times grandes e dispersos.

Para configurar um limite vá até o projeto.

Tela principal do projeto

Adicione o limite desejado em Horas Limite e/ou Data Limite, conforme a necessidade.

Quando o limite for atingido, uma indicação será mostrada (figura abaixo) e o responsável pelo projeto receberá um e-mail de alerta.

Limite atingido

E-mail de notificação ao gerente do projeto

FAQ:
P. No exemplo usado o limite estipulado foi de 150 horas mas foram consumidas 152 horas. O que ocorreu?
R. O limite de horas é apenas travado após o seu consumo. Então neste exemplo o colaborador estava trabalhando pela manhã na atividade quando a pausou para executar outra atividade. Neste momento da pausa é que o tempo total consumido é calculado, consumindo as 152 horas. Quando retornou para a atividade, acionou o gatilho de horas limite, não permitindo mais continuar na atividade.

P. É possível lançar horas manuais em um projeto com limite já atingido?
R. Se o limite for de horas, não será permitido. Por esse motivo é importante o apontamento automático do timesheet. Em um projeto com 10 pessoas, são 400 horas ao longo de uma semana. Se o timesheet não for automático, corre-se o risco de estourar o orçamento.
Se o limite for de data, é possível realizar manutenções em atividades antes da data limite estipulada.