Dicas: Controlando as filas de atividades

Para você que tem o papel de gerenciar alguns colaboradores, seguem algumas dicas de como realizar isto com as ferramentas da TradingWorks.

Mantenha a fila dos colaboradores pequena

Adie o máximo possível em colocar um responsável na atividade, procurando deixar os colaboradores com um volume suficiente apenas para o período (por exemplo uma semana). O restante das atividades ficam na Fila sem responsável. Assim fica fácil alocar e prever entregas, em especial de atividades críticas.
Deixe também que seu time tenha a liberdade de tomar atividades para si. Isto evita uma sobrecarga ao coordenador e dá um senso de responsabilidade. Apenas garanta que as atividades críticas estão sendo atendidas.

Evite atividades grandes

Atividade grande dá margem a quem solicita que está faltando algo para concluir e ao colaborador responsável em descrever claramente qual situação a atividade se encontra.
Exemplo ruim:

Pintar todas as salas do segundo andar

Exemplo bom (uma atividade para cada sala):

Pintar a sala 201
Pintar a sala 202
Pintar a sala 203

Exemplo ótimo (uma atividade macro e as atividades associadas a ela, facilitando o acompanhamento):

Pinturas das salas do segundo andar

Sala 201
Sala 202
Sala 203

Acompanhe o Diário de bordo

O diário de bordo dá indicações sobre quais atividades seu time está trabalhando. O acompanhamento regular dele permite identificar discrepância de perfil do profissional e da atividade que está realizando. Por exemplo um analista de TI mais experiente está executando atividades mais simples.

Se o problema for do solicitante em abrir atividades que não condizem com seu time, se inclua como aprovador das atividades para que cheguem à você primeiro. Se a atividade for incoerente, reprove-a. Assim cria-se uma cultura de que o solicitante também é co-reponsável pelas demandas.

Acompanhe a eficiência do time

Lembra-se quando estava no colégio e durante o trabalho escolar apenas 2 faziam, enquanto os outros 3 recebiam os louros. Garantindo que a eficiência está equilibrada, evita-se este tipo de desequilíbrio dentro do time.

Outro ponto importante é que não existe eficiência de 100%. Informe seus colaboradores que pausas (para um café por exemplo) devem também ser pausados suas atividades. Assim os históricos de gastos e consumos são mais realistas.

Nossa experiência mostra que uma eficiência por volta de 80% está boa, mas este número varia em função de tipos das atividades que são realizadas.