Como priorizar suas atividades de forma simples e automática?

Muito tem se discutido sobre priorização de atividades, pois cada nível hierárquico possui uma prioridade e a questão mais importante é alinhar as diversas necessidades/visões com a realidade, e claro, sem afetar o desempenho e produtividade da equipe.

A Tradingworks desenvolveu uma forma simples e rápida onde através de pesos para os tipos de atividades, severidade e categorização será calculado um índice prioridade e o sistema ordenará as atividades na fila do colaborador de acordo com o índice.

São apenas 4 passos, veja:

1. Acesse as configurações do formulário que está em CONFIGURAÇÕES >> FORMULÁRIOS DE ATIVIDADES e escolha um formulário.

2. Defina um peso para o formulário da atividade.


3. Estude quais tipos de atividades, severidades e categorizações você possui e atribua um peso maior ou menor para cada campo. Exemplo: o campo severidade Crítica será peso 1000, Alta peso 100 e Normal peso 1.




4. Pronto, criando uma nova atividade o sistema irá calcular o índice e ordenará de acordo com a prioridade.


Veja um exemplo prático.

Imagine a categorização abaixo.

Tipos de Atividade
  • Nova demanda (peso 10)
  • Alteração (peso 2)
  • Melhorias (peso 5)
  • Correção/Incidentes (peso 100)
Análise: para este tipo de atividade vou priorizar as correções em primeiro lugar, novas demandas em segundo e assim sucessivamente.

Severidade
  • Crítica (peso 1.000)
  • Alta (peso 100)
  • Normal (peso 1)
Análise: para a severidade vamos priorizar as atividades Críticas, Alta e Normal nesta ordem.

Exemplo e simulação
Simulando uma situação que acontece todos os dias em nossas empresas, atividades mais recentes possuem um nível maior de prioridade das demais que foram solicitadas alguns dias, as atividades abaixo foram listadas conforme ordem de chegada.

Solicitado em Título Tipo Severidade
01/fev Enviar relatório do projeto ao gestor Nova demanda Normal
03/fev Desenvolver comunicação do projeto Nova demanda Normal
04/fev Entender porque o projeto está atrasado Correção/Incidentes Alta
10/fev Correção de bug no desenvolvimento Correção/Incidentes Crítica
12/fev Publicar nova versão do software em produção Nova demanda Alta






As atividade abaixo agora foram priorizadas conforme o índice de prioridade, veja que a ordem de execução é totalmente diferente e as atividades foram priorizadas sem a necessidade de ação de um coordenador ou gestor.

Solicitado em Título Tipo Severidade
10/fev Correção de bug no desenvolvimento Correção/Incidentes Crítica
04/fev Entender porque o projeto está atrasado Correção/Incidentes Alta
12/fev Publicar nova versão do software em produção Nova demanda Alta
01/fev Enviar relatório do projeto ao gestor Nova demanda Normal
03/fev Desenvolver comunicação do projeto Nova demanda Normal


Simples, não?