Entretanto existem regras de segurança que são seguidas, garantindo que seus dados sejam preservados de quem não deveria ter acesso.
Uma pessoa pode visualizar uma atividade através das seguintes condições:
- É o criador - Foi quem criou a atividade pela primeira vez. Esta informação não pode ser alterada.
- É o solicitante - Geralmente é o mesmo quem criou a atividade mas depende da configuração do formulário. Esta informação pode ser trocada a qualquer momento (veja detalhes aqui).
- É o responsável - Está designado para ser a pessoa que irá executar a atividade. Esta informação pode ser trocada a qualquer momento (veja detalhes aqui).
- É um recurso - A atividade não possui um responsável designado mas o colaborador é um dos prováveis recursos descritos no formulário da atividade.
- É o dono do formulário - O responsável pelo formulário possui acesso à todas suas atividades.
- É um aprovador - Se o formulário necessitar de um aprovador, estas pessoas tem acesso às atividades.
- É um Coordenador ou acima - Possui uma licença de acesso de Coordenador ou acima e está dentro do time de recursos do formulário, isto é, seus coordenados são um dos prováveis recursos que executarão a atividade, independente se a atividade já possua responsável designado.
- É gestor do departamento para os recursos - É responsável pelo departamento cujos recursos fazem parte do formulário.
- É gestor do departamento para os solicitantes - É responsável pelo departamento cujo colaborador é o solicitante da atividade.
- É um Executivo - O nível executivo possui acesso irrestrito às atividades.
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